Home Subject Areas Samenleven Over SocioSite Zoek Banner Contact

TELECENTRA

Definitie

Unieke voordelen van telecentra

Typen telecentra

Kritische voorwaarden

Beoordeling van telecentra

Nadelen Index Groupware


Definitie

Telecentra of telewerkkantoren zijn kantoorruimtes waar de in de buurt wonende of passerende mobiele werker terecht kan. Elke werknemer reist naar het kantoor dat voor hem/haar het meest gemakkelijk is — ofwel het dichtste bij of een kantoor dat het gemakkelijkst is te bereiken met openbaar vervoer. Telecentra bieden lokale kantoorvoorzieningen voor mensen die niet thuis willen werken maar toch de kosten, de tijd en het ongemak van forensen willen vermijden.

Telewerkcentra zijn een steeds belangrijker schakel in de manier waarop veel organisaties de overgang maken naar meer flexibele werkpatronen voor hun werknemers. Er zijn veel verschillende typen telewerkcentra. Toch hebben zij meestal twee dingen gemeenschappelijk:

Index

Unieke voordelen van telecentra

Telewerken vanuit het eigen huis is iets waar veel werknemers en werkgevers inmiddels een beetje mee vertrouwd zijn. Maar telewerken vanuit een telecentrum in de buurt is voor de meeste mensen tamelijk nieuw - veel mensen hebben dit nog nooit overwogen, omdat heter niet was. Dat neemt niet weg dat er veel voordelen verbonden zijn aan het werken in een telecentrum dat gevestigd is in de buurt waarin je woont. Ik zal er een paar noemen:

  1. Werken in een telecentrum is een goed alternatief voor mensen die thuis niet de mogelijkheid hebben om een goede afgeschermde werkplek in te richten waar zij geconcentreerd kunnen werken.
  2. Werken in een telecentrum verkleint de kans van sociaal isolement en vereenzaming die kan optreden wanneer mensen te lang in hun eentje thuis achter de computer zitten te werken. Het werk wordt verricht tussen andere werkenden en het telecentrum biedt ruimte voor sociaal contact met andere telewerkers.
  3. Werken in een telecentrum maakt het mogelijk toch een scheiding aan te brengen tussen werk en privé, zonder dat dit ten koste gaat van de vrijheid en flexibiliteit van telewerk. Hierdoor kan een betere balans gevonden worden tussen werk, huishouden en ontspanning.
  4. Werken in een telecentrum legt geen beslag op ruimte in je eigen huis en maakt geconcentreerd werken in een aangename professionele omgeving mogelijk.
  5. Werken in een telecentrum betekent dat je kunt beschikken over zeer hoogwaardige apparatuur, professionele software en een supersnelle netwerkverbinding. Bovendien kun je gebruik maken van de expertise op het gebied van hard- en software die in het centrum aanwezig is.
  6. Werken in een telecentrum draagt bij aan het terugdringen van het woon-werkverkeer en de daarmee verbonden milieubelasting en ergernissen van het filerijden.
  7. Werken in een telecentrum in je eigen buurt draagt bij tot de verbetering van de leefbaarheid en vitaliteit van de buurt en de stad.
  8. Een buurtgebonden telecentrum kan uitgroeien tot een broedplaats van nieuwe ideeën en vernieuwende initiatieven ('incubatie milieu').
In de projectvoorstellen van TeleDock zijn deze voordelen nader uitgewerkt.

Index


Typen telecentra

Telecentra kunnen het eigendom zijn van de onderneming of de onderneming kan kantoorruimte huren in een telecentrum waarin meerdere bedrijven opereren. We kunnen vier typen telewerkcentra onderscheiden:
  1. Telecentra die volledig het eigendom zijn van een afzonderlijke onderneming teneinde het werk te distribueren naar een lokale gemeenschap. Zo'n telecentrum wordt vaak 'satelietkantoor' genoemd.

  2. Telecentra die het eigendom zijn van een groep ondernemingen die behoefte hebben aan een gezamenlijk telewerkcentrum om op kantoor- en technologiekosten te besparen en deze te delen.

  3. Telecentra die door een lokale overheid worden opgezet om bedrijvigheid aan te trekken naar een vaak landelijke lokatie.

  4. Telewerkcentra die het eigendom zijn van een ondernemer die ruimte en faciliteiten per dag, week, maand of jaar verhuurt of leased aan lokale ondernemingen en organisaties en die tevens computerservice kan verlenen.

Via de pagina met electronische bronnen over telewerk kun je een aantal van deze telecentra bezoeken.

Telewerken achter tralies
Telewerken kan gedefinieerd worden als tijd- en plaatsonafhankelijk werken met behulp van informatie- en communicatietechnologie. Kun je ook telewerken als je veroordeeld bent om een relatief lange tijd op één plaats te verblijven?

Natuurlijk kan dat, dacht project manager Bill Murray van Small World Connections, een adviesbureau in Manchester dat zich specialiseert in flexibel werken. Gedetineerden kunnen niet naar buiten gaan om te werken, dus moet het werk naar hen toekomen. Samen met een ondersteuningsgroep van vrouwelijke gedetineerden, 'Opportunities for Women' ontwikkelde Bill Murray een telewerkprogramma voor 10 vrouwelijke gedetineerden in de gevangenis van HMP Styal. In zeven weken tijd werden zij getrained in persoonlijke ontwikkeling, business management, computer- en telecommunicatievaardigheden. Daarna gingen zij aan de slag. Zij werken aan een mailing list voor een charitatieve instelling, een databank voor een overheidsdepartement en ontwerpen van kerstkaarten voor de winkels van 'Prison Service'.

Het trainingsprogramma biedt de vrouwelijke gevangenen veel betere vooruitzichten wanneer zij terugkeren in de maatschappij en verkleint de kans dat op recidive. De directeur van de gevangenis, Mike Goodwin zegt:

    "By working in the telecentre, the women gain experience of the world of work and the values held by a moral society. They have also gained in self-confidence and support each other as a team."
Het initiatief werd gesubsidieerd door de 'Prison Enterprise' en de Europese Commissie. De coördinatoren van het telecentrum zijn momenteel bezig om hun cliëntele uit te breiden. In de toekomst willen zij telefonische diensten gaan aanbieden zoals verzoeken om brochures, boekingsdiensten.

Dit initiatief verdient navolging. De leuze voor een Nederlands initiatief ligt nogal voor de hand: 'Telewerken met de deur op slot'.

Index


Kritische voorwaarden

Als men een telewerkcentrum wil opzetten of gebruik wil maken van de ruimte in bestaande telecentra moet er met een aantal omstandigheden rekening gehouden worden. Uit onderzoek is gebleken dat er minstens negen kritische voorwaarden zijn waaraan een telecentrum moet voldoen.

  1. Lokatie
    De plaats van een telewerkcentrum is van cruciaal belang voor de levensvatbaarheid van het initiatief. Door zijn lokatie moet het centrum een aanzienlijke reductie van de reistijd opleveren voor werknemers die bij het centrum werken. Het moet dus dichtbij of in woongebieden gelokaliseerd zijn, of gemakkelijk toegankelijk zijn met goed openbaar vervoer. Het centrum moet bovendien dicht bij winkels, banken en restaurants worden gelokaliseerd.

  2. Ontwerp en dienstverlening
    Het ontwerp van en de diensten die een telecentra biedt zijn in sterke mate bepalend voor het vermogen van de lokatie om werkgevers en hun werknemers aan te trekken. In de beginperiode is het vaak moeilijk om te anticiperen op de boeften en gebruik van werkgevers en werknemers. Gebruikers willen meestal in ieder geval een privé kantoorruimte, ontmoetingsruimtes, veilige plekken om documenten op te slaan en veilige communicatiesystemen. Er moet ook gedacht worden aan het geven van beperkte toegang voor incidentele gebruikers, zoals mobiele telewerkers.

  3. Diversiteit
    Sommige werkgevers willen ruimte of werkstations op jaarbasis reserveren, terwijl anderen ze slechts op dagelijkse basis willen gebruiken. De kans op succes van een telecentrum hangt af van de mate waarin rekening wordt gehouden met verschillende soorten ondernemers en werknemers.

  4. Gebruiksvriendelijkheid
    Individuele werkstations moeten een flexibel ontwerp hebben om afgestemd te worden op verschillende telewerkers. Er moet voor gezorgd worden dat telewerkers gebruiksviendelijk verbindingen hebben naar hun netwerken. Een basis werkstation moet uitgerust zijn met een computer (ook al moet men er rekening mee moet houden dat veel telewerkers hun eigen lap-top meenemen), toegang tot een printer, ergonomisch verantwoorde bureauvoorzieningen ('work surface areas'), archiefkasten voor papieren documenten en opslagmogelijkheden voor digitale data. Bij de basisvoorzieningen horen ook verbindingen naar e-mail diensten en een telefoon met voice-mail faciliteiten.

  5. Vergaderruimte
    Bij de planning van een telecentrum moet overwogen worden een vergaderruimte in te richten met faciliteiten voor audio-visuele en televideo conferenties. Dit kan vooral nuttig zijn voor organisaties die er zeker van willen zijn dat al hun werknemers geïnformeerd blijven over belangrijke mededelingen en op afstand mee kunnen doen met intercollegiaal overleg.

  6. Eetvoorzieningen
    Al naar gelang de omvang van de faciliteit kan het centrum ook een lunchroom, kookvoorzieningen, warme en koude dranken voorzieningen en een ijskast en magnetron bevatten zodat de werknemers hun eigen maaltijden kunnen bereiden.

  7. Ondersteunende staf
    De ondersteunende staf bij een telecentrum moet een technische specialist omvatten (of een specialist die 24 uur per dag kan worden opgeroepen en dus binnen bereik is). Een receptionist of secretariële/administratieve ondersteuning kan ook gewenst zijn afhankelijk van de aard van het werk dat wordt verricht. Ondersteunend personeel kan de kosten aanzienlijk opjagen. Werkgevers zouden hiervoor alternatieve oplossingen kunnen overwegen, zoals overdracht van administratief materiaal naar centrale verwerkingskantoren.

  8. Opleiding
    Telewerken moet je leren, en dat geldt ook voor het werk in een telecentrum. Het is van vitaal belang dat werkenerms worden opgeleid om een telecentrum te gebruiken. Zo'n opleiding moet werknemers kwalificeren voor alle aspecten van het gebruik van de apparatuur, veiligheid van kantoorsystemen en van het centrum zelf.

  9. Gebruiksminimum
    Het management kan overwegen om minimum gebruiksniveaus op telecentra vast te stellen om na te gaan of het een nuttige en winstgevende aanvulling is voor hun operaties. Werknemers moeten geïnformeerd worden over de richtlijnen voor het gebruik.
De kosten van het oprichten van een nieuw telecentrum kunnen - vooral in de beginfase - aanzienlijk hoger zijn dan het gebruikmaken van bestaande faciliteiten of het toestaan dat werknemers van thuis telewerken. Een particuliere ondernemer die een telecentrum opzet, of een onderneming die de kosten met een andere organisatie wil delen, zullen een aanzienlijke hoeveelheid tijd moet besteden aan het marketen van de deugden van het initiatief. Het type activiteiten dat in aanmerking komt om op een telecentrum verricht te worden verandert snel, en daarmee ook de specifieke (koopkrachtige) behoeften aan de voorzieningen van zo'n telecentrum. Om een telecentrum tot een succes te maken moet er in de planning worden uitgegaan van een relatief hoog verloop onder de gebruikers.

Index


Beoordeling van een telecentrum

Wie op het punt staat om een keuze te maken voor een telecentrum wil natuurlijk werken op 'het beste telecentrum'. Hoewel het aanbod van telecentra op dit moment nog zeer klein is, kunnen we toch wel een paar kwaliteitscriteria formuleren die nuttig kunnen zijn in dit beoordelingsproces. Vijf tips voor het beoordelen van de kwaliteit van telecentrum:

  1. Bezoek de plaats van het bedoelde centrum en controleer:
    • is het centrum gemakkelijk toegankelijk met particulier of openbaar vervoer
    • heeft het een parkeervoorziening
    • heeft het toegang tot winkels en bedrijven die passen bij de gebruikers van het centrum

  2. Bezoek het centrum en controleer:
    • of het goed is uitgerust
    • of de werkstations comfortabel zijn
    • of de fysieke omgeving beantwoordt aan je behoeften (licht, geluidsniveau, ventilatie, privacy)
    • voor welke extra's je zelf moet zorgen

  3. Vraag naar huidige en toekomstige prijzen en vergelijk deze indien mogelijk met andre telecentra. Wat is hun huidige bezettensniveau en waarom? Kun je meer ruimte krijgen als je daar later behoefte aan hebt?

  4. Hoe passen de kosten binnen het eigen budget? Is het mogelijk om deze kosteneffectief te maken?

  5. Onderzoek alle aspecten van de telecommunicatievoorzieningen en bepaal of deze al dan niet beantwoorden aan de behoeften van jouw zakelijke activiteiten.

Nadelen Index Groupware

Index


Home Subject Areas Samenleven Over SocioSite Zoek Banner Contact

@1997-2017
dr. Albert Benschop
Universiteit van Amsterdam
Laatst gewijzigd: 15 September, 2013