Home	Subject Areas	Samenleven	Over SocioSite	Zoek	Banner	Contact

Groupware
&
Computer Supported Cooperative Work (CSCW)

Samenwerken op afstand Werkgroepactiviteiten Computerondersteund Samenwerken Referenties
Telecentra Index Management

Samenwerken op afstand

Wanneer computers met elkaar worden verbonden stelt dit de gebruikers niet alleen in staat om elektronische berichten (email) en documenten naar andere mensen in het elektronische netwerk te versturen, maar biedt het ook kansen om met andere mensen samen te werken. Wanneer mensen als groep samenwerken om een bepaald doel te bereiken noemen we hun gedrag co-operatief. Computers kunnen gebruikt worden om het samenwerken van mensen aan een gedeelde taak te ondersteunen.

Op het hoogste niveau bestaat elke organisatie om een bovengesteld doel te bereiken (louter winstgericht of met het ook op het produceren van produkten van de allerhoogste kwaliteit). Om dit doel te bereiken wordt de organisatie opgedeeld in afdelingen die elk specifieke subdoelen voor hun rekening nemen (zoals marketing, ontwerp, engineering, produktie). Elk van deze afdelingen wordt verder opgedeeld in secties en subsecties. Op al deze niveaus functioneren werkgroepen. Een werkgroep bestaat uit twee of meer individuen die samenkomen om een bepaalde taak te verrichten. De werkgroep kan jarenlang bestaan of slechts een paar dagen, afhankelijk van de aard van de taak. De individuen die samen de werkgroep vormen komen vaak van verschillende disciplines. Zij kunnen in het zelfde kantoor, gebouw of organisatie samenwerken, of zij kunnen in verschillende organisaties of verschillende landen zijn gelokaliseerd.

Werkgroep activiteiten

Werkgroepen bereiken hun doelen via bijeenkomsten en de daarop aansluitende delegatie van activiteiten naar individuen. Bijeenkomsten kunnen zeer verschillend zijn: verkenning en brainstormen, informationeel en presentationeel, probleemoplossend en besluitvormend, onderhandelen en bronallocatie, moraalvorming en sociale structurering. We kunnen ook naar de structuur van al de bijeenkomsten kijken los van hun inhoud. Opvallend is daarbij dat gecentraliseerde (of face-to-face) bijeenkomsten de norm waren. Dat is precies waarop 'computerondersteund samenwerken' (CSCW = Computer Supported Cooperative Work) inhaakt.

Stadium I
Voorbereiden en aankondigen/uitschrijven van de bijeenkomst. Meestal gebeurt dit door een senior lid van de werkgroep, via een secretaris of door een afspraak op de vorige bijeenkomst van de groep. Dit vereist het vaststellen van data, het informeren van iedereen en het versturen van informatie naar de uitgenodigden (zoals een agenda, notulen, project rapporten) meest per telefoon en post.

Stadium II
Voorbereiden van de vergaderruimte. Vereist is in ieder geval dat de ruimte groot genoeg is zodat iedereen gemakkelijk kan zitten, schrijfmateriaal, schoolborden, flapovers, projectors etc.

Stadium III
De vergadering zelf, meestal onder leiding van het oudste lid van het team met een secretaris die notulen maakt. Agendapunten worden face-to-face besproken met verwijzing naar documenten. Er wordt via consensus overeenstemming bereikten taken worden naar de leden van de meeting gedelegeerd.

Stadium IV
Thee en koffiepauzes. Deze zijn een integraal en belangrijk onderdeel van geplande bijeenkomsten. Zij stellen de leden in staat om de thema's van de vergadering informeel te bespreken, en wat nog belangrijker is, om elkaar beter te leren kennen.

Volledig onafhankelijk van deze formele structuur staat het onderwerp van de bijeenkomst en de taak waar de groep zich mee bezig houdt. De deelnemers moeten gebruikmaken van verschillende instrumenten, zoals

• brainstormsessies die van alle leden van de vergadering intensieve perioden van activiteit en aandacht vereisen;
• presentatie bijeenkomsten vereisen van de participanten dat zij de informatie die gepresenteerd wordt in zich opnemen en vervolgens deze informatie becommentarierën;
• ontwerpbijeenkomsten vereisen het gebruik van pen en papier en een gedeelde werkoppervlakte;
• begrotingsbijeenkomsten vereisen vaak het gebruik van spreadsheets en rekenmachines.

Computerondersteund Samenwerken

• hoe mensen samenwerken als een groep
• wat zij nodig hebben om als groep samen te werken
• hoe computers en communicatiemiddelen kunnen worden ontwikkeld om de mensen en de activiteiten of taken waar zij zich mee bezig houden te ondersteunen.

Stadium 1: Voorbereiding en Aankondiging
De voorbereiding en aankondiging van de werkgroepbijeenkomst kan via email worden gedaan. Documenten kunnen elektronisch worden gedistribueerd. De secretaris kan de agenda's van alle deelnemers bijhouden en de bijeenkomst zodanig plannen dat deze past in hun agenda.

Stadium 2: Vergaderruimte
Voor de vergaderruimte bestaan er twee scenario's. In het eerste scenario wordt een feitelijke vergaderruimte zodanig met computerapparatuur uitgerust dat deze alles ondersteunt wat de deelnemers zouden willen doen. In plaats van rond een tekentafel te zitten met pen en papier, zitten de deelnemers voor individuele beeldschermen en kunnen zij op de computer 'notities' of schetjes maken of op een gedeeld werkscherm, welke dan wordt overgedragen en vertoond voor de hele vergadering. Het tweede scenario wordt gesteund door conferentiesoftware (vergadersoftware). Mensen hoeven niet meer naar een gecentraliseerde vergaderruimte te gaan, maar kunnen via op het netwerk aangesloten machines vanuit hun eigen kantoor werken. Er zijn verschillende systemen die diverse methoden van communicatie ondersteunen (sommige verbindingen kunnen alleen tekstueel of geschreven zijn), sommige ondersteunen audio communicatie (telefoonverbindingen) en sommige ondersteunen videoverbindingen - zodat je kunt zien wie er praat en waarover zij praten.

Stadium 3: Vergadering
De bijeenkomst of werk dat tijdens de vergadering zelf verzet wordt. Computers kunnen veel van de activiteiten die tijdens vergaderingen worden ondernomen ondersteunen. Dit geldt bijvoorbeeld voor geheime stemmingen, gezamenlijk tekenen, snelle verdeling en bewerking van materiaal door alle leden van de vergadering, beslissingsondersteuningssystemen die het mogelijk maken om de geleverde informatie effectief te gebruiken. Computers kunnen de machtsbarri&eres afbreken die vrije discussiebijdragen door alle leden van de werkgroep in de weg hebben gestaan.

Stadium 4: Informele Communicatie
Informele communicatie is en blijft waardevol, hoewel deze moeilijk met computers te ondersteunen valt. De vergaderruimtes, koffiekamers etc. op het Internet leveren toch niet dezelfde nivaus van interactie, of dienen hetzelfde doel als de werkelijke koffie- en rookpauze.

Referenties

Telecentra Index Management